辦公傢俬採購清單：香港企業報價前要準備哪些資料？

香港企業採購辦公傢俬前，建議先準備七項資料：使用人數與用途、產品數量、功能或型號、尺寸與平面圖、送貨地點與樓層、搬運條件，以及需要日期與聯絡人。未決定型號或未有完整圖則，也可先整理已知需求，將不確定的項目標示為「待確認」。

這份辦公傢俬採購清單適合行政、採購及辦公室負責人使用，涵蓋新辦公室、搬遷和添置傢俬。重點是讓供應商了解需要配置甚麼、放在哪裏，以及如何送到現場，再逐項確認方案與報價。

辦公傢俬採購清單：詢盤前整理七項資料

1. 人數與用途：先說明工作方式

除了公司總人數，還要說明有多少固定工作位、是否輪流使用，以及會議或訪客接待的需要。工作枱要放手提電腦、雙螢幕，還是經常攤開文件，也應一併說明。

人數不能直接代替傢俬數量。例如共用工作位、獨立主管位和會議座位，應分開列出。若計劃擴充團隊，可把現階段需要和日後添置分開，方便討論分階段配置。

2. 產品與數量：分清新增、保留和更換

按產品類別列出數量，避免只寫「整套辦公室傢俬」。工作枱、辦公椅、會議椅和文件櫃各有不同用途，數量也未必相同。

如有傢俬會繼續使用，請附照片及尺寸；需要更換的項目另列。未選好產品，可先瀏覽辦公傢俬產品系列，記下有興趣的款式或連結，讓查詢更具體。

3. 功能或型號：將必要功能與偏好分開

已選好產品時，提供完整型號、產品連結和所需版本。只有圖片時，請指出喜歡的是外形、顏色、枱面尺寸，還是某項功能，避免將參考圖片視為完整規格。

尚未選型號，可按用途整理要求：

• 辦公枱：固定或升降、是否需要屏風、側櫃及走線配件。
• 辦公椅：需要哪些調節功能、主要作職員工作或會議使用。
• 會議桌：預計同時使用人數、視像設備、電源及走線需要。
• 收納傢俬：文件、個人物品或設備收納，是否需要上鎖。

把「必須具備」與「可考慮」分開，有助比較不同配置；照片中的配件是否包含，仍須按實際型號確認。

4. 尺寸與圖則：讓傢俬與現場對得上

平面圖宜標示房間長闊、門口、柱位、窗、固定櫃體及主要設備位置。現場照片可補充圖則未顯示的情況，例如門的開啟方向、插座位置和現有傢俬。

沒有正式圖則，可先畫簡單草圖並註明尺寸單位。若資料來自舊圖或估算，請標示「未實測」；不能只靠總面積判斷工作位能否放下。

枱面尺寸以外，還要考慮椅子拉出、櫃門開啟及人員走動所需空間。量度前可參考辦公枱尺寸指南，實際配置仍須按現場尺寸及所選產品覆核。

5. 地點與樓層：說明傢俬要送到哪裏

初步詢盤可先提供香港地區、商廈或工廈等樓宇類型、樓層，以及是否有多個送貨地址。確認交付安排時，再補齊詳細地址和單位資料。

如果同一項採購要分送不同辦公室，請按地址列出產品及數量。送貨至大堂、指定樓層或安裝位置，也應說清楚，並在報價時確認交付範圍。

6. 搬運條件：先向管理處查清限制

建議了解貨車可停泊及卸貨的位置、貨𨋢是否需要預約、使用時段、門口及𨋢廂尺寸，以及是否有樓梯或較長的搬運路線。若樓宇要求入場登記、指定搬運時段或地面保護，也請提前列明。

尺寸宜附照片，讓供應商核對包裝及搬運方式。有升降機不等於所有傢俬都能直接搬入，大件產品還須考慮門口、轉角及整段路線。

可先查看送貨及安裝服務說明，再按你的地址、產品及場地條件，確認搬運、安裝與其他項目是否包含於個別報價。

7. 日期與聯絡人：分開送貨、安裝與使用日期

寫清楚希望何時送貨、何時完成安裝，以及何時開始使用。若仍有裝修工程，也應說明現場何時可交付、是否需要分批進場，以及可接受的替代日期。

採購聯絡人、方案確認人和現場收貨人若不同，可分別列出。需要公司抬頭或指定採購文件時，亦可提前說明；實際可提供的文件及交易條件，於正式報價階段確認。

新辦公室、搬遷和添置傢俬，準備重點有何不同？

初創公司辦公傢俬可先按近期必須使用的區域整理，再列出日後添置項目。搬遷則應先分清「保留、移走、更換、新增」，不要把舊傢俬搬運或棄置默認為新傢俬訂單的包含項。

可直接複製的辦公傢俬詢盤資料清單

以下文字可貼到 WhatsApp 或電郵。未確定的欄位填「待確認」，沒有需要的項目填「不適用」，毋須先選好所有型號。

你好，我想查詢香港辦公傢俬配置及報價。

1. 人數與用途
採購場景：新辦公室／搬遷／添置／更換
使用人數及固定／共用工作位：
主要工作方式、會議及接待需要：
預計日後新增人數（如適用）：

2. 產品與數量
辦公枱／工作位：
辦公椅：
會議桌及會議椅：
文件櫃／收納：
其他產品：
保留的現有傢俬及尺寸（如適用）：
待選配項目：

3. 功能或型號
有興趣的型號／產品連結：
必須具備的功能：
顏色、物料及其他偏好：

4. 尺寸與圖則
房間及可用位置尺寸（請註明 mm／cm／米）：
平面圖／草圖／現場照片：有／稍後補充
尚未實測或需要覆核的尺寸：

5. 送貨地點與樓層
香港地區、樓宇類型及樓層：
送貨地址數目及各地址產品分配：

6. 搬運條件
卸貨位置及貨車限制：
貨𨋢／升降機、門口及𨋢廂尺寸：
樓梯、搬運路線及其他限制：
管理處預約、入場及可施工時段：

7. 日期與聯絡人
希望送貨日期：
希望完成安裝／開始使用日期：
現場可交付日期及可接受替代日期：
公司／聯絡人及電話：
方案確認人／現場收貨人（如不同）：
希望溝通方式：WhatsApp／電話／預約上門
如需上門溝通，請填地區及希望預約時間：

請協助確認適合的型號、尺寸及配置，並在報價中列明產品、
送貨、上樓搬運、安裝及其他項目的包含範圍。
尚待確認的資料：

提交資料後，還要確認甚麼？

資料清單是討論方案的起點。正式確認採購前，建議核對以下內容：

1. 產品版本：型號、數量、尺寸、物料、顏色，以及配件是包含還是選配。
2. 配置適合度：平面配置能否配合現場、保留傢俬及使用需要，哪些尺寸仍待覆核。
3. 交付範圍：送貨地址、上樓搬運、組裝定位、包裝處理及其他工作逐項確認。
4. 交易與售後條件：可安排的交付日期、付款方式、保養範圍及變更安排，以個別書面確認為準。

如有特別入伙期限，請在首次查詢時提出。資料齊全仍需核對型號、供貨及場地安排，不能直接視為交期或報價完成時間已獲確認。

香港企業採購辦公傢俬常見問題

沒有平面圖，可以先詢盤嗎？

可以先提供使用人數、產品數量、送貨地區和大概尺寸，並附草圖或照片。未實測的尺寸請清楚標示，初步配置仍需按現場資料覆核；是否需要額外量度，可於查詢時討論。

如希望當面討論，也可預約我們上門了解空間及採購需求，具體地區、時間與安排請先聯絡確認。

未選好型號，要怎樣準備資料？

先說明用途、數量及必須具備的功能，例如需要升降工作枱、可調節辦公椅，或配合視像設備的會議桌。參考圖片和產品連結可幫助表達偏好，實際型號、版本及包含配件須再確認。

搬遷時，舊傢俬是否都要更換？

可先列出打算保留的傢俬，附上尺寸、照片及使用狀況，再按新辦公室布局討論新增或更換項目。舊件搬運、拆裝或棄置由誰負責，應另行確認。

需要先提供預算嗎？

如公司已有內部採購範圍，可在個別查詢中補充，方便討論方案取捨。也可先提供用途、數量、尺寸和交付條件，再確認配置及報價；本文模板毋須填寫公開金額。